miércoles, 25 de febrero de 2009

La información estadística frente a la información administrativa

Se debe separar el manejo tecnológico y el gerenciamiento de las fuentes de información del gerenciamiento de las necesidades de los clientes y del conocimiento. El manejo transaccional de las decisiones administrativas corresponden al ámbito tecnológico. El análisis y la toma de decisiones estratégicas corresponden al ámbito estadístico.

Los sistemas de información estadísticos debe ser independientes de los administrativos por las siguientes razones[1]:

a -) La información administrativa fluye constantemente porque debe reflejar los contínuos eventos que ocurren en la realidad. La información estadística muestra instantáneas correspondientes a una fecha de corte,

b -) El fluir de los eventos implica que haya equivocaciones en la consignación de la información que puede ser corregida al momento siguiente de acuerdo a los procesos establecidos para ello. La información estadística debe representar un estado estable libre de errores lo cual implica que ha habido todo un proceso previo de depuración e imputación de datos,

c -) La información estadística se compara con instantáneas de otros periodos de tiempo para determinar tendencias, la administrativa no ya que cuando se quiera realizar dicho proceso hemos pasado necesariamente al ámbito estadístico,

d -) Las fechas de corte estadístico seleccionadas deben ser las adecuadas para representar una situación estable luego de los procesos administrativos usuales y de mayor impacto en la configuración de la estructura sectorial deseada, en cambio la información administrativa está más interesada en los momentos en que se están ejecutando dichos procesos administrativos con el objeto de mantener una visión clara de la ubicación, cantidad y calidad de los recursos que están siendo asignados,

e -) La divulgación de la información gubernamental es un derecho del público y por ello debe ser manejada con responsabilidad. Esto implica que no se pueden ir cambiando los datos anunciados en informes previos ya que provoca falta de credibilidad en la fuente de información. La fuente de información oficial debe ser única y los indicadores proporcionados deben provenir de la fuente estadística y no de la administrativa.

[1] Las razones expuestas corresponden totalmente a mi autoría, basado en mi experiencia tanto en calidad de información como en análisis y publicación de estadísticas para la toma de decisiones.

lunes, 23 de febrero de 2009

Los sistemas de información en el sector educativo

En estos días acabo de escribir una guía de las políticas y lineamientos de los sistemas de información del sector educativo colombiano lo cual me dio la oportunidad de entrevistar funcionarios de diferentes áreas del Ministerio de Educación con el objeto de reconstruir una historia de la conformación de los actuales sistemas de información.

Luego de tal ejercicio llega el momento de recapacitar acerca de lo aprendido. Metodológicamente tomé tres caminos:

a. Revisé la problemática de los sistemas de información del sector en los años noventa y lo contrasté con los sistemas en funcionamiento a la fecha.
b. Revisé recomendaciones que brinda un reconocido consultor en tecnología, basado en su experiencia en grandes empresas multinacionales y las contrasté con lo realizado por el Ministerio de Educación en este decenio.
c. Revisé los paradigmas usuales de las organizaciones que enfrentan con tecnología sus problemáticas y lo contrasté con los métodos utilizados por la institución gubernamental.

El resultado es que se han resuelto las problemáticas del decenio pasado y lo planteado por el Ministerio de Educación está acorde con varias de las recomendaciones brindadas, planteando unos avances muy significativos. Pero también subsisten los paradigmas organizacionales que llevan a preconizar que estos sistemas de información terminarán a la deriva si no se implementan correctivos.

Aquellos que se interesan por los sistemas de información, así sean lejanos al sector educativo encontrarán interesante los resultados.

En esta ocasión publico la primera parte:

Problemática de los sistemas de información del sector educativo en los años noventa.

En el año de 1993 se reunieron en Bogotá representantes del Ministerio de Educación Nacional (MEN), el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y el Departamento Nacional de Planeación (DNP) que laboraban en la recolección, análisis y divulgación de la información del sector educativo colombiano en un seminario – taller sobre los Sistemas de Información Regionales en el tema de educación y salud.

Las conclusiones y recomendaciones del seminario fueron las siguientes:

1. Los sistemas de información de la época eran el resultado de un conjunto de acciones coyunturales que habían desbordado los planes de informática del sector para poder atender las demandas de informes de una administración centralista y desarticulada por cuanto diferentes dependencias del gobierno central solicitaban la misma información pero bajo encuestas y formularios diferentes, lo que obligaba a utilizar dichos instrumentos para ser aplicados en los niveles inferiores sin un grado de concertación respecto a las necesidades de información de cada oficina. Como resultado aumentaban las labores del personal administrativo y la calidad de los resultados no era óptima.

2. Como resultado de la desarticulación y descoordinación interinstitucional, se presentaba una proliferación de Sistemas de Información en cada uno de los niveles territoriales, ya que cada uno demandaba información del mismo nivel operativo, pero a través de diferentes flujos, lo que aumenta las labores de administración.

3. La producción de información presentaba ineficiencia e ineficacia en cuanto que los datos eran fragmentados, de bajo nivel de calidad y la pertinencia de los mismos era discutida. El almacenamiento de archivos y de datos era gigantesco y los procesos eran muy complicados en la medida en que se combinaban métodos artesanales y automáticos y diferentes flujos. Las estadísticas y datos del sector se encontraban retrasadas por lo menos 2 ó 3 años.

4. La ausencia de planes de capacitación y de una política para generar una cultura informática, que permitiera asimilar la nueva tecnología por una parte, conducía a que ésta se usara a unos niveles muy bajos con relación a su capacidad y, por otra parte, se menospreciara el valor y uso de la información. La falta de articulación con unas políticas de personal sobre remuneración y motivación, hacía que la poca inversión en el recurso humano se perdiera en la medida que una vez capacitado era aprovechado por el sector privado.

5. La inexistencia de planes y estándares de adquisición de equipos por parte de las entidades, traía como consecuencia la presencia de múltiples marcas y características diferentes que complicaban su uso, por cuanto requería capacitación específica para cada equipo y además aumentaba los costos para el mantenimiento y suministro, ya que no se aplican economías de escala. Pronosticaban que el nivel de intercambio de información estaría precedido por un proceso de conversión de archivos implicando un esfuerzo adicional de tiempo, recursos de computadora y de personal.

6. Ausencia de coordinación entre las políticas de modernización administrativa y los planes de sistemas de las entidades, lo cual conllevaba a adquirir nueva tecnología sin adelantar acciones para su adopción y asimilación, trayendo como consecuencia una repetición de funciones y aumento de procedimientos, en lugar de simplificar y reducir las labores con el empleo de las TIC.

Las respuestas dadas a estas problemáticas se encuentra aquí

Respuestas a las problemática de los SI del sector educativo en los años noventa

Como respuesta a cada problemática expuesta en una entrada anterior, escribo las soluciones correspondientes observadas en el sector educativo en la primera década del siglo XXI, si bien no describo de qué manera se llegó a cada una:

Respuesta a la problemática 1 y 2.

Se implementó un lineamiento de unicidad de las fuentes de información con el objeto de lograr calidad en los datos y obtener como resultado buena reputación a partir de procesos sistemáticos de generación de datos coherentes entre sí. La política de unicidad de la fuente genera consistencia no sólo en cada conjunto de datos, sino que permite resultados coherentes al realizar cruces de información entre varios tipos de datos. La política de unicidad de la fuente sirve además para que los diferentes grupos de interés apoyen la gestión de la calidad de los datos y la información. Y finalmente, la política de unicidad en las fuentes obliga a que todas las oficinas gubernamentales consulten dichas fuentes únicas e impide la generación de flujos de información o sistemas de información paralelos.

Hacia el año 2003 se inició un proceso de gerenciamiento de las fuentes de información, es decir, se asignó la responsabilidad de la calidad de los datos al encargado de generarlos. Su enfoque estuvo en la estandarización de los conceptos, los medios de recolección y el control del proceso. Para ello mediante una resolución ministerial apoyada en una ley de 1998 estableció claramente la información solicitada, las fechas de corte en que se debía entregar, los responsables, el flujo de información y la forma de verificar la calidad de los datos. En anexos se describieron las variables, el nombre técnico de cada una, su longitud, tipo y explicación.

Inicialmente se recibía en el Ministerio de Educación la información por departamento vía correo electrónico en donde un validador automatizado verificaba la consistencia de la información y se realimentaba a la secretaría sobre el resultado. Para el año 2004 se refinó el proceso: la comunicación se realizaba por secretaría certificada y no por departamento y como cambio más importante se hizo obligatorio el reporte de información registro por registro, no en agregados con el objeto de poder construir consolidados de manera automática. Esto último fue un cambio de paradigma de la mayor importancia: pasar el nivel nacional de unos sistemas de información orientados a la toma de decisiones basada principalmente en agregados y en estadística hacia unos sistemas de apoyo a la gestión y la administración.

Para el año 2005 el validador automatizado del SINEB estaba disponible para los emisores de la información, es decir, cada secretaría de educación certificada para administrar los establecimientos educativos bajo su jurisdicción geográfica tenía acceso a dicho módulo con lo cual se ayudaba a la refrendación de la calidad de la información por parte de los secretarios de educación y a la realimentación en general.

Para el año 2006 la gerencia de las fuentes de información reportó unos excelentes niveles en la calidad de la información.

Respuesta a la problemática 3:

La implementación del sistema de información bajo el nuevo esquema conllevó un proceso de negociación con las entidades territoriales que presentaban para aquel entonces un nivel de desarrollo tecnológico muy diverso, desde aquellas que aún realizaban todos los procesos por medio de documentos consignados en papel hasta aquellos que ya tenían sistematizados algunos procesos. El diagnóstico que al respecto se elaboró en el año 2004 mostró a 32 de 35 secretarías en un nivel de desarrollo de sistemas de información “bajo” y a las tres restantes en un nivel ”medio”. La negociación consistió en permitir la remisión de información de cada entidad territorial a partir del estado de sistematización en el que se encontraban, bajo un estándar mínimo dado por formatos elaborados en hoja electrónica. A cambio se ofreció la provisión de aplicaciones para el apoyo de las actividades de administración más urgentes por su valor estratégico y volumen de transacciones: el sistema de recursos humanos y el sistema de gestión del proceso de matrícula, por medio de un proyecto de modernización de las secretarías de educación consignado dentro de la estrategia de mejoramiento de la eficiencia del sector educativo. Se trató de una política de empoderamiento a las entidades territoriales para que profundizaran de una manera más ordenada y sistemática el papel que las leyes descentralizadoras de 1994 y de 2001 les habían asignado. Se logró una asociación en que la nación obtenía mayor detalle de información y a su vez brindaba apoyo en la implementación de sistemas de información que atendieran las necesidades del nivel territorial.

La oficina de tecnología organizó un esquema de proveedores de servicios de aplicaciones (ASP) por parte de empresas que alquilan aplicaciones informáticas a sus clientes a través de Internet, y lo realizó mediante contratos que globalizan a las ochenta entidades territoriales que administran el servicio educativo. La economía de escala subyacente permite el empoderamiento institucional de los servicios de información y comunicaciones de alta tecnología a un precio de mantenimiento accesible aún para las secretarías de educación más pequeñas. Un centro de datos proporciona todos los servicios de última tecnología a las secretarías de educación, organizado de tal modo que la información es de la entidad territorial.

Un usuario debidamente registrado accede a la información a través de Internet por medio de un portal que le valida la clave y en base a ella determina el conjunto de datos a los que tiene acceso. Como toda interacción con Internet, al usuario le es indistinto qué ocurre y dónde está la información, si bien por detrás ocurren complejos procesos de seguridad, de mantenimiento en servicio de la aplicación con altos estándares de disponibilidad, de respaldo de la información para que no se pierdan los datos ante cualquier imprevisto de cualquier índole y de comunicaciones en un ancho de banda adecuado.

Para el año 2002 se había contratado una propuesta de mejoramiento de la calidad de la información y del sistema de información del sector educativo la cual definió los flujos de información de las diferentes categorías de información del sector y que sirvió de base para la organización del sistema en los subsiguientes años.

Por otra parte se siguió un principio rector enfocado en que la oportunidad de la información que debía ir reduciendo el rezago entre el momento de la generación del evento que produce nueva información y el momento en que esta puede ser expuesta a los administradores y tomadores de decisión. Avanzar en la oportunidad de la información se logró por medio de los desarrollos tecnológicos de los sistemas bajo modelos transaccionales y el acceso en línea vía Internet. Por medio de un programa financiado por el Ministerio de Comunicaciones desde el año 1999 se ha expandido la infraestructura de acceso a Internet para más de 13,000 establecimientos educativos de todo el país.

Respuesta a la problemática 4 y 5:

En el proceso de modernización de las secretarías de educación se denotó que empoderar a las entidades territoriales tenía altos niveles de exigencia en cuanto a la disponibilidad de infraestructura: computadores de buena capacidad, ancho de banda suficiente, redes de comunicaciones activas, aplicaciones sin problemas, capacidad suficiente de disco duro, realización de copias de respaldo de la información, buen rendimiento de los manejadores de bases de datos, mantenimiento y actualización de los módulos sin interrupción de las actividades diarias, entre otras consideraciones. Se trata de exigencias básicas para la provisión del servicio, costosas para la mayoría de las entidades territoriales en cuanto a recursos financieros y capacitación del recurso humano. Se trata de tecnología de punta e ingeniería muy especializada.

Debido a la constante evolución de la tecnología, hay una desactualización rápida del conocimiento, lo que obligó a institucionalizar los temas especializados mediante la tercerización. De este modo las entidades se perfilan como expertos en gerencia de proyectos, consultoría e integración de temas y los proveedores son los que proveen la tecnología de punta y el recurso humano ingenieril especializado.

Hacia el año 2006 se había superado el enfoque en los datos. En un proceso propio de las organizaciones, y una vez ganada la aceptación de la unicidad de la fuente y la calidad en los datos, los propios actores del sistema empiezaron a utilizar de manera creativa el mismo. La oficina de planeación socializó matrices de evolución de la matrícula por grado de la educación básica a partir de la información del sistema de información nacional de la educación básica con el objeto de proyectar las necesidades de infraestructura y docentes de secundaria en los próximos años. También se elaboró el Plan Sectorial 2006 – 2010 con base en la información del sistema.

Un contrato de consultoría que tenía por objeto medir los resultados intermedios o efectos que habían generado las intervenciones de un ambicioso programa gubernamental del sector educativo mostró, entre otros, los resultados del componente información para la gestión y la calidad educativa, el cual buscaba promover y facilitar la existencia de información oportuna y de calidad para la toma de decisiones y para la participación ciudadana. La encuesta se realizó en un trabajo al interior del Ministerio de Educación, así como en 23 secretarías de educación certificadas y en 65 instituciones educativas, de las cuales 50 fueron beneficiarias directas de las acciones del programa. Proporcionaba la opción de calificar los sistemas de información en una escala cualitativa que proporcionaba cinco posibles estados de desarrollo: 1- Inexistente, 2- Incipiente, 3- En desarrollo, 4- Bueno y 5- Sobresaliente. Para efectos de análisis, el resultado se transformó a un valor numérico equivalente que permitía calcular valores promedio. La evaluación de la categoría sistemas de información comprendió un conjunto de indicadores cuyo promedio pasó de 1,7 a 3,7. El informe atribuye dicho progreso principalmente por el uso y apropiación de los sistemas y por el mejoramiento de la plataforma tecnológica y las condiciones de conectividad en los niveles central y territorial.

Respuesta a la problemática 6.

La política de mejoramiento de la eficiencia del sector educativo planteó una modernización institucional del Ministerio de Educación la cual se basó en cuatro pilares: Reingeniería de procesos, Gente y cultura, Adecuación de la infraestructura física y Sistemas de información. También contempló la modernización de las secretarías de educación de departamentos, distritos y municipios certificados y el apoyo a la gestión de las Instituciones de Educación Superior a través de la definición de planes de mejoramiento, la asistencia para la implementación de un sistema de información de gestión académica y administrativa y apoyo a la gestión institucional de las instancias rectoras de la educación superior.

La modernización mediante la racionalización de los procesos, los recursos humanos orientados hacia la gestión del cambio y la atención al ciudadano, la adecuación de los espacios y la provisión de equipos de cómputo y aplicaciones mostraron que más allá de lo instrumental, la tecnología se evidenciaba como facilitadora de la transformación institucional. Durante la implantación de las recomendaciones de la reingeniería, la tecnología se volvió fundamental y crítica para la sostenibilidad de los cambios. La provisión de servicios al cliente interno y al ciudadano bajo el esquema de un sistema integrado de gestión fluye hacia la concreción cuando se cuenta con sistemas de información funcionales que permiten consolidar el cambio de manera exitosa.

Hacia el año 2006 se inició la certificación en la norma ISO 9001:2000 como culminación y consolidación del proceso de modernización y la certificación en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, que la ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 hacían obligatoria para todas las entidades públicas. Se obtuvieron ambas certificaciones.

viernes, 20 de febrero de 2009

La calidad de la información

La percepción de calidad está asociada al ciclo de manejo de la información: la recolección de los datos primarios, su transformación en información útil y el proceso de generación de conocimiento para la toma de decisiones. Cada ciclo debe gerenciar las fuentes, los procesos y los usos y en éstos es que se percibe la calidad.

Debemos diferenciar que existe la calidad intrínseca a la información, es decir, características que se atribuyen por parte del productor o generador de ella; la calidad asociada a los procesos de intercambio de información; y la calidad asociada al uso de la información.

Algunas características asociadas a la calidad intrínseca a la información son: veracidad respecto a que se ciñe a la realidad y por tanto es verificable e independiente de quien la recolecte; consistente en relación a que las variables son coherentes entre sí.

Algunas características de calidad asociadas al intercambio de información son: seguridad en cuanto a que está protegida de alteraciones; credibilidad en referencia a la fuente de información; oportunidad, que atañe a que se tiene acceso a ella dentro de los límites de tiempo que hacen útil su uso; interpretable, que alude a que puede ser entendida por el usuario; completa, la cual concierne a que posee la totalidad de los elementos que se ha acordado deben componerla.

Algunas características de calidad asociadas al uso de información son: beneficiosa en lo tocante a que es útil para el objetivo buscado; pertinente, es decir, es útil y completa respecto al uso que se le va a dar; actual en cuanto a que corresponde al periodo de tiempo requerido para el análisis a ejecutar; disponible, en relación a que se tiene acceso a ella.

Etapas del ciclo de manejo de la información

Grafico etapas del ciclo de manejo de la información
Un sistemas de información que se inicia se concentra principalmente en los datos mediante el gerenciamiento las fuentes de información, es decir, asignando la responsabilidad de la calidad de los datos al encargado de generarlos. Esta gerencia debe considerar dos aspectos:

  • Requerimientos. Para que se produzcan datos de buena calidad, hay que tener como insumos buenos requerimientos: qué información, bajo cuales estándares y con qué niveles de calidad se necesitan.

  • Realimentación. Toda recepción de datos debe devolver una comunicación a la fuente con el objeto de mantener dinámico el sistema y permitir a la fuente la mejora o modificación de lo remitido. Se deben implementar canales efectivos de comunicación para proveerla.

  • La gerencia a las fuentes de información tiene varias aproximaciones posibles en la que se debe seleccionar la combinación adecuada al tipo de relación que se tenga con los responsables de ellas y el impacto de cada uno:

  • Proactiva: Se definen y comunican los requerimientos de calidad de los datos. Se establece la línea de base para la medición. Se acuerdan en conjunto las metas. La fuente busca la mejoría y se mide a intervalos regulares.

  • Incentivos: Los logros más altos alcanzados se convierten en estándares y se aplican incentivos y/o multas respecto a ello.

  • Asociación: Se establece una relación de largo plazo. Junto a la fuente se invierte tiempo en la mejoría.

  • La culminación de la primera etapa, concentrada en la calidad de los datos, se produce cuando se automatizan los procesos de recolección, trasmisión, recepción y validación de los datos, evitando de este modo el error humano y permitiendo crear bitácoras de seguimiento y control.

    Una segunda etapa se enfoca en la información mediante el gerenciamiento de las necesidades de los clientes, en la cual el principio rector es que los datos son de calidad sólo si quien los usa así lo considera. Como consecuencia, cuando el sistema entra a una etapa productiva empieza a ser más importante el análisis y uso de la información.

    La etapa de madurez está asociada al conocimiento por ende se enfoca en el gerenciamiento del conocimiento, al aprendizaje y la comparación con información de referencia. Es una etapa en que los actores del sistema sofistican continuamente las preguntas que le realizan al sistema, exigiendo cada vez mayor nivel de detalle. Las discusiones entre los diferentes actores ya no son relativas a la calidad de la información sino a la interpretación que se le debe dar a la misma respecto a sus necesidades.

    En la etapa de madurez el esfuerzo adicional es pequeño frente a los beneficios percibidos.

    Datos, información y conocimiento

    En la construcción de los sistemas de información se deben considerar tres niveles de abstracción necesarios e indisolubles: datos, información y conocimiento. Cada uno es el foco de las etapas del ciclo de manejo de la información. El enfoque en los datos requiere mucho esfuerzo y los beneficios percibidos son pocos. El enfoque en conocimiento requiere poco esfuerzo y los beneficios percibidos son grandes, pero tiene como requisitos haber superado el enfoque en datos e información, si bien siempre subsisten dichos estratos.

    Una aproximación a los tres conceptos es[1]:

    Los datos son observaciones sencillas que representan atributos de cosas del mundo. Se corresponden con elementos primarios de información que por sí solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. También se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qué de las cosas y no son orientativos para la acción.

    El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, información y know-how que sirve como marco para la incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil para la acción. Se origina y aplica en la mente de los conocedores.

    La información es un mediador entre los datos y el conocimiento. Se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propósito y contexto), y que por lo tanto son de utilidad para quién debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en información añadiéndoles valor contextualizándola, categorizándola, procesándola matemática o estadísticamente o agregándola.

    El conocimiento se deriva de la información, así como la información se deriva de los datos.

    sustratos del conocimiento: información y datos

    [1] Conceptos tomados de Ecología de la información: por qué la tecnología no es suficiente para lograr el éxito en la era de la información (1999). Davenport, Thomas H. México: Oxford University Press.

    martes, 17 de febrero de 2009

    La Estrategia de Gobierno en Línea

    A continuación hago un breve resumen de la estrategia del gobierno en línea en Colombia. Si bien el lenguaje es muy institucional por cuanto extracto el resumen de documentos del Ministerio de Comunicaciones, la expongo porque es una estrategia que sí está funcionando en el sentido de que el avance que percibimos los que trabajamos como consultores para el gobierno es claro. No puedo decir lo mismo de algunas de las otras estrategias.

    La Agenda de Conectividad es un programa que reúne las acciones orientadas a impulsar el desarrollo social y económico de Colombia mediante la masificación de las tecnologías de la información con el objeto de dar un salto en su evolución económica, política, social y cultural, disminuyendo la brecha que nos separa de los países desarrollados. Para lograr este objetivo enfoca sus esfuerzos hacia tres grupos: (1) la comunidad para fomentar el uso de las Tecnologías de la Información en busca de mejorar la calidad de vida de la comunidad, ofreciendo un acceso equitativo a oportunidades de educación, trabajo, justicia, cultura y recreación, entre otros; (2) el sector productivo para fomentar el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación como soporte del crecimiento y aumento de la competitividad, el acceso a mercados para el sector productivo, y como refuerzo a la política de generación de empleo; y (3) el Estado para proveerle de conectividad que facilite la gestión de los organismos gubernamentales y apoye la función de servicio al ciudadano[1].

    La Estrategia de Gobierno En Línea[2] contribuye, mediante el aprovechamiento de las TIC, a la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas. Se componen entonces de tres objetivos estratégicos:
    • Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas
    • Fortalecer la transparencia del Estado y la participación ciudadana
    • Mejorar la eficiencia del Estado
    Estos objetivos estratégicos son el norte de trabajo de las entidades públicas colombianas para la construcción colectiva del Gobierno En Línea a través de proceso gradual y evolutivo que comprende cinco fases: Información, Interacción, Transacción, Transformación y Democracia en Línea. Estas fases no son interdependientes por completo y la finalización de una fase no significa que la anterior se dé por terminada.

    Información: Fase inicial en la cual las entidades habilitan sus propios sitios web para proveer en línea información básica como la misión, horarios de atención, datos de contacto, estructuras organizacionales, políticas, regulación, presupuestos, planes, programas, información sobre los servicios que presta, informes, publicaciones, boletines de noticias, enlaces a otros sitios de gobierno e información de interés sobre asuntos públicos. Incorporan esquemas de búsqueda básica como el mapa del sitio. La información, en su mayoría, se mantiene estática y no existe interacción, sino una relación primariamente unidireccional, ya que el usuario no se comunica electrónicamente con la entidad y la entidad no se comunica con el usuario más allá que a través de la información que publica en su sitio Web.

    Interacción: En esta fase, los sitios Web permiten una comunicación simple de dos vías entre las entidades y el ciudadano. Se ofrecen mecanismos que acercan al ciudadano con la administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades en sus sitios Web. Las personas pueden hacer preguntas a los correos electrónicos de los funcionarios, enviar comentarios u opiniones mediante buzones de contacto, acceder a la información más relevante en audio y video, utilizar motores de búsqueda, descargar formatos y documentos, realizar consultas básicas a bases de datos, registrarse para recibir información en sus correos electrónicos, participar en foros de discusión, listas de correo, grupos de noticias y salas de conversación.

    Transacción: En esta fase la interacción electrónica bidireccional entre el ciudadano y las entidades evoluciona, permitiendo a los ciudadanos gestionar y completar actividades en línea, para aprovechar las TIC como canales para la provisión de servicios, trámites en línea. Con la ayuda de firmas digitales legalmente válidas y sitios Web seguros, las personas pueden remitir información personal y adelantar transacciones como la solicitud de expedición y renovación de documentos, certificaciones, licencias, permisos y autorizaciones; inscripción de matrículas, registros, afiliaciones y financiaciones; entrega, compra y venta de productos y servicios; y pago de obligaciones, aportes, tasas, multas y sanciones, que están disponibles para el acceso y seguimiento en línea. Adicionalmente, se publica información sobre contrataciones a realizar y los proveedores de servicios pueden hacer ofertas en línea por enlaces seguros. Para lo cual, los sitios Web cuentan con políticas de seguridad visibles que protegen el acceso a la información privada de los usuarios y con herramientas para la medición del grado en que los servicios satisfacen a los ciudadanos y si se entregan eficientemente. Se cumplen también los estándares internacionales de acceso a discapacitados y se ofrece la posibilidad de navegar el sitio en cualquier otro idioma diferente al nativo. Esta fase implica el rediseño de procesos y procedimientos administrativos, con las adecuaciones legales del caso, para proveer mejores servicios; y proporciona una oportunidad para empezar a desarrollar servicios comunes y compartidos entre entidades.

    Transformación: En esta fase, se realizan transformaciones significativas a las formas de operar del Gobierno. No es necesario entender cómo funciona internamente la estructura del Estado para acceder a un servicio, ya que éstos se organizan alrededor de las necesidades de los ciudadanos y empresas. Basados en el hecho de que las necesidades de las personas pueden cruzar límites entre entidades (incluyendo organizaciones del sector no-gubernamental y privado), se agrupan servicios en clúster según lineamientos comunes para ser provistos mediante una única interfaz multicanal. Para esto, las instituciones deben estar interconectadas y sus sistemas de información integrados por lo cual se desarrollan Intranets Gubernamentales que permitan el flujo de la información, con las características de seguridad, calidad, disponibilidad y confiabilidad necesarias. En esta fase los ciudadanos empiezan a ver ahora los servicios antes dispares como un paquete unificado a través de una Ventanilla Única, por lo cual su percepción de las instituciones como entidades distintas comienza a modificarse; reconocen grupos de transacciones en lugar de grupos de entidades. Adicionalmente, se habilitan herramientas de personalización para que los usuarios adapten los sitios Web a sus necesidades y preferencias. Y se introduce una mejor regulación y políticas que reduzcan la demanda de interacciones con el gobierno, de tal modo que se disminuya la carga administrativa para el gobierno, ciudadanos y empresas. Con todo esto, el Gobierno En Línea deja de ser una iniciativa aislada para convertirse en parte de una transformación más amplia del servicio a la ciudadanía.

    Democracia En Línea: En esta fase, el ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente Integrado en Línea, que ha interiorizado en sus prácticas el Gobierno En Línea, siendo éstas de uso cotidiano para el ciudadano. Se utilizan herramientas para el trabajo colaborativo, la discusión y mecanismos de consulta en línea innovadores; el Gobierno incentiva e incluye a la ciudadanía en la construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos, así como, a participar en la toma de decisiones (e-voto, e-participación, e-consulta, e-decisión) y, en general, está dispuesto a involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. En esta fase las entidades ofrecen específicamente información, servicios y trámites en línea para incluir a las poblaciones más vulnerables.

    Bajo este enfoque y teniendo en cuenta que el pretender un Gobierno centrado en el ciudadano mediante un uso efectivo de las TIC implica necesariamente tanto mejorar la interacción Ciudadanía-Estado como lograr un adecuado flujo e intercambio de información entre entidades públicas, la Estrategia de Gobierno En Línea desarrolla sus acciones centrándose en dos componentes: Intranet Gubernamental y Servicios de Gobierno En Línea.

    [1] Documento CONPES 3072 de febrero de 2000, p. 13
    [2] Manual para la implementación de la estrategia del Gobierno en Línea de la República de Colombia. Ministerio de Comunicaciones. Agenda de Conectividad. Mayo 2008

    miércoles, 11 de febrero de 2009

    Juzgando las metodologías

    Iré mostrando algunos de los Planteamientos de Claudio Ciborra mediante resúmenes de los capítulos de su libro "Los laberintos de la Información: desafiando la sabiduría de los sistemas", que como ya mencioné es un legado que escribió antes de morir a partir de documentos presentados a lo largo de más de dos décadas de investigaciones.

    Fuera de ser interesante el planteamiento propiamente dicho, su lectura nos proporciona poco a poco elementos que caracterizan el estudio de los aspectos sociales de los sistemas de información en lo que es su objeto y sus metodologías.

    El primer planteamiento del libro está orientado a aquellos que trabajan o han trabajado con sistemas como docentes, desarrolladores o integradores. Desea capturar su atención y efectivamente lo hace al sentenciar que a pesar del avance de la tecnología y los lenguajes y las técnicas de programación y el crecimiento que tiene la industria de las tecnologías de información y comunicaciones, la disciplina esta en crisis.

    E aquí sus planteamientos:

    Krisis.

    Ni las prometedoras aplicaciones estratégicas de TIC, ni las de Inteligencia Artificial (IA) vieron la luz de manera definitiva en los años 90, mientras que las aplicaciones que apoyaban el día a día sí la vieron y se expandieron rápidamente.

    Mientras se gestaba Internet, los currículos académicos no lo mencionaban, ni preveían en una mínima parte su influencia en la vida futura. Internet lleva a un trabajo colaborativo entre iguales, al contrario de las típicas estructuras piramidales de las compañías y sus sistemas de información que nos eran enseñadas. E Internet desafió todos los estándares ISO y aquellos de comités similares.

    Por otra parte, la implementación de las metodologías de análisis como de diseño de sistemas terminan fallidamente por lo menos el 50% de las veces:

    - Fallas en sistemas en donde la metodología no logra rescatarlos;
    - Demoras muy significativas y escalamiento de costos en muchos proyectos;
    - Una tasa cercana al 66% de fracasos en las iniciativas de BPR (Business Process Reengineering);
    - Un nivel de efectividad de las herramientas CASE (Computer-Aided Tools) muy por debajo de lo prometido y esperado;
    - La implementación de complejos programas tales como Linux en forma tal que no cumplen con los principios de las metodologías estructuradas;
    - El surgimiento de prácticas como la “programación extrema”.

    El origen de la crisis puede hallarse en Husserl quien explicaba cómo en tiempos de Galileo las imperfectas formas de la naturaleza se aproximaban a formas geométricas conocidas que ayudaban a caracterizar y manipular las propiedades de ésta. Era el método científico. Con el tiempo, de manera sutil se pasó a darle sustancia y esencia a estas formas idealizadas y a convertirse en “verdades” que eventualmente reemplazaron la realidad y esta informe realidad diaria y sus contornos humanos fueron desechados o pasaron al olvido. Al igual que en este paradigma explicado por Husserl, la disciplina de los Sistemas de Información desecha el papel fundamental que los agentes, usuarios, diseñadores y gerentes y desecha la importancia de su actuar desordenado y situacional diario, privilegiando en cambio metodologías idealizadoras. De esta manera desechan el componente principal: la existencia humana, la cual representa el ingrediente principal de lo que es la información, lo que el mundo vivo encuentra, define y reordena.

    Irónicamente nuestro diario y ordinario actuar es de estratégica importancia por encima de las idealizadas metodologías: la heurística (aprendizaje mediante la prueba y error), la "carpintería" (entendida como una forma autodidacta de ingeniárselas para realizar pequeños trabajos de diversa complejidad) y la improvisación ante situaciones emergentes.

    Para ilustrarlo, dos ejemplos específicos de la disciplina:

    i) La metodología del "Capability Maturity Model (CMM)" para el desarrollo de software es incremental y orientado al aprendizaje. Se basa en un estricto uso de mediciones científicas e ingenieriles. El proceso de desarrollo de software debe ajustarse a un plan predecible. Este método científico tiene varias dificultades y dilemas:

    - Los procesos de medición interfieren con el trabajo ordinario de los desarrolladores
    - Los cuestionarios están basados en criterios subjetivos
    - Los eventos imprevistos interrumpen el proceso de auditoria
    - El proceso de medición sobrecarga de trabajo a organizaciones pequeñas de carácter innovativo o proyectos de trabajo que no pueden costearlo
    - Moverse incrementalmente a lo largo de las diferentes fases hace el tiempo de implementación no realista por lo extenso
    - Las organizaciones que quieran experimentar podrían intencionalmente hacer uso de ideas correspondientes a otro estado de madurez, en contra de lo esperado por el método.

    En definitiva, si se quiere acomodar la organización a las directrices de la metodología se genera una tensión entre ésta y la realidad de la vida diaria. Sutilmente se pasa de un medio instrumental a un objetivo organizacional.

    ii) El tema de la alineación entre las tecnologías de información y comunicaciones (TIC) y el negocio busca un ajuste entre el posicionamiento externo de una organización y los procesos internos. De esta manera se dan por sentados conceptos de estrategia y tecnología y rápidamente se realiza una conexión entre ambas cajas negras. No obstante, estudios etnográficos sobre la implementación y uso de la tecnología de información sugieren que bastante a menudo, incluso en grandes organizaciones, se pierde el liderazgo del proceso y la tecnología avanza a la deriva, como fuera de control. El alineamiento a menudo no se obtiene y colapsa por dar por sentadas las cajas negras y no considerarlas “problemáticas”.

    El mundo real es la precondición para entender los modelos y metodologías de la disciplina. Para sobreponerse a la crisis del sector es necesario “develar” lo que está oculto bajo el fenómeno del trabajo, la organización, la información y la tecnología.

    Bibliografía:

    CIBORRA, Claudio. The Labyrinths of Information: Challenging the Wisdom of Systems. Oxford University Press, 2002. Great Britain.

    martes, 10 de febrero de 2009

    Los estudios de caso en los SI

    Los estudios sociales de los sistemas de información hacen uso de métodos interpretativos, no sólo metodologías del objetivismo empírico. A continuación hago una reseña de los puntos más importantes del artículo “Successfully completing case study research: combining rigour, relevance and pragmatism”, el cual muestra las bondades de los estudios de caso en la disciplina.

    Transcripciones seleccionadas de “Successfully completing case study research: combining rigour, relevance and pragmatism”. Peta Darke, Graeme Shanks & Marianne Broadbent. Information Systems Journal 8, 273-289. Blackwell Science Ltd.

    A case study is “an empirical enquiry that investigates a contemporary phenomenon within its real-life context especially when the boundaries between the phenomenon and context are not clearly evident” (Yin, 1994, p13)

    Case study research has often been associated with description and with theory development, where it is used to provide evidence for hypothesis generation and for exploration of areas where existing knowledge is limited. It is not the same as case studies as teaching devices.

    The interpretivist researcher attempts to gain a deep understanding of the phenomena being investigated, and acknowledges their own subjectivity as part of this process.

    The value of an explanation is judged in terms of the extent to which it allows others to understand the phenomena and make sense to those being studied (Walsham 1995).

    In the dialectical hermeneutics as theoretical theory, you investigates how the phenomena is used and how the phenomena mean for people. The hermeneutic process continues until the “the apparent absurdities, contradictions and oppositions in the organization no longer appear strange, but make sense” (Myers 1995, p 58).

    A single case study is appropriate where it represents a critical case, where it is an extreme or unique case, or where it is a revelatory case (Yin, 1994, pp 38-40).

    In discussing generalizability from the perspective of interpretative case study research, Walsham (1995) identifies four possible types of generalization: development of concepts, generation of theory, drawing of possible implications, and contribution to rich insight.

    Case study research is an appropriate research strategy where a contemporary phenomenon is to be study in its natural context (Bensebal et al, 1987, Yin, 1994, p13) and “the focus in on understanding the dynamics present in single settings” (Eisenhardt, 1989, p. 534). Case study research is considered to be particularly useful when “research and theory are at their early, formative stages” (Bensabhat et al., 1987, p. 369).

    There are research areas within information systems where theory understanding are not well developed. These include areas where a phenomenon is dynamic and not yet mature or settled, such as business strategy concerned with use of the internet, or where terminology and common language and set of definitions are not yet clear or widely accepted.

    Bibliografía mencionada en los textos transcritos:

    Bensabath, I.; Goldstein, D.K.; Mead, M (1987) The case research strategy in studies of information systems. MIS quaterly, 11, 369 - 386.
    Eisenhardt, K.M. (1989) Building theories from case study research. Academy of Management review, 14, 532 - 550.
    Myers, M.D. (1995) Dialectical hermeneutics: a theoretical framework for the implementation of information systems. Information Systems Journal, 5, 51 - 70.
    Yin, R.K. (1994) Case Study Research: Design and Methods, 2nd edn. Sage Publications, Thousand Oaks
    Walsham, G. (1995) Interpretive case studies in IS research. Nature and Method. - European journal of Information Systems. 4, 74 - 81

    domingo, 8 de febrero de 2009

    La resiliencia en la educación

    En una lectura encontré la palabra resiliencia, muy usada hoy en día, pero que por falta de uso olvidamos su significado. Consulté su significado en la Internet por cuanto no está aprobada por la RAE y trascribo aquí una edición de lo encontrado en http://www.geocities.com/centrotecnicas/resiliencia.html

    Puede entenderse la resiliencia, aplicado a la Psicología, como la capacidad de una persona de hacer las cosas bien pese a las condiciones de vida adversas, a las frustraciones, superarlas y salir de ellas fortalecido o incluso transformado, en otros términos recuperarse y acceder a una vida significativa y productiva para sí y para la sociedad en la que está inserto.

    La resiliencia puede caracterizarse también como un conjunto de procesos sociales e intra psíquicos que posibilitan tener una vida “sana”, viviendo en un medio “insano”.

    ¿Por qué surge este enfoque de la resiliencia en el terreno educativo?

    Porque hoy día se entiende como fundamental la necesidad de fortalecer a los niños interiormente para que puedan resistir a las dificultades de este mundo tan difícil. Fortalecerlos es informarlos, formarlos, desarrollarlos, favorecer las vivencias de cada etapa de crecimiento, físico y psíquico, sin apurar sus tiempos y conociendo sus potencias y sus características espirituales. Y acercarlo a través de diversos modos, técnicas... en el conocimiento de sí mismo.
    Ahora bien, ¿con qué se adquiere fortaleza para superar las adversidades?

    1) Con buena autoestima, buena auto imagen de sí mismo.
    2) Con conocimiento de sus fortalezas y sus debilidades.
    3) Cultivando sus aficiones. Potencialidades
    4) Incentivando la expresión de sus sentimientos y sus necesidades.
    5) Tomando los errores como lecciones y no como fallas o fracasos.
    6) Siendo creativos, flexibles, proactivos.
    7) Teniendo buenas relaciones emocionales.
    8) Enseñando a saber pedir ayuda cuando se necesita.
    9) Reflexionando antes de actuar, teniendo buen auto control.
    10) Viendo la vida con optimismo, con sentido del humor.