Directorio de establecimientos. (III)

El directorio de establecimientos proporciona el universo de establecimientos del sector educativo. Esta entrada es la tercera. La primera se encuentra aquí.

En el año 2009 de nuevo me encontré con un nuevo directorio. Lo estaba construyendo el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, con el compromiso de entregar el resultado al Ministerio de Educación. El problema que estaban resolviendo era la complejidad proveniente de la existencia de varias identificaciones y de que no se poseía un mapa completo de relación entre dichas identificaciones. He aquí las razones de la desorganización:

Reorganización: Hacia el año 2002 el Ministerio de Educación inició un proceso de reorganización del sector en la cual las escuelas, es decir, aquellas que sólo ofrecían los grados de preescolar y/o primaria, se unieron administrativamente a establecimientos educativos cercanos que ofrecieran hasta grado once. Esto implicó la necesidad de manejar, además de la identificación de la sede y su jornada, la identificación de la sede principal.

Cambio del Identificador tradicional: El DANE ha sido quien tradicionalmente ha asignado un identificador único a las sedes educativas. Inicialmente constaba de 11 dígitos, pero a partir del año 2001 reasignaron identificaciones con una estructura de 12 dígitos. Ambos códigos identificaban a la sede y por tanto eran independientes de la jornada que tuviera la institución.

Segundo identificador: Hacia el año 2002 el DANE inició la asignación de un código de institución, correspondiente al código de la sede principal. El código de las demás sedes suele mantenerse como el código que tenía antes de adherirse administrativamente a la sede principal.

Proceso de asignación del identificador: Cuando se crea una nueva institución se le asigna un código DANE la primera vez que reporta la información estadística al DANE. En la década del noventa esta asignación se hacía al final del proceso estadístico, ocasionando que se tardara en conocer dicha asignación casi dos años. A partir del momento en que se empezó a manejar el concepto de los directorios de establecimientos por parte de las entidades territoriales, éstas le asignaban un código provisional al establecimiento (tal vez a ejemplo de lo que inicié en el año 2000). No había un mapa que proporcionara historia del enlace entre el código provisional, que podía aparecer en bases de datos diferentes a la del DANE y el código definitivo. Si una institución nueva no presentaba información estadística, de todos modos le proveían un código provisional. Los códigos definitivos empiezan por un número entre uno y cuatro, los provisionales por un número entre 5 y 9.

Tercera identificación: El ICFES, desde sus inicios, asignaba una identificación única a las jornadas educativas que presentaban alumnos de grado 11 para los Exámenes de Estado. Esta asignación se realizaba de manera independiente al DANE y el MEN. La identificación, aún hoy, es única a nivel de institución – jornada. La información de las sedes sólo la recolectan para efectos de organizar la logística de aplicación de las pruebas.

Cuarta identificación: Con la realización de las pruebas SABER a estudiantes de quinto y noveno grado se abrió una nueva fuente de asignación de códigos a las instituciones por parte del ICFES. Asignaba una identificación a cada institución – jornada de manera independiente a la que realizaba para los Exámenes de Estado. De hecho, la identificación dada en el año 2002 difiere de la del 2005. La primera asignó un número de cinco dígitos a cada institución. En el año 2005 asignó un consecutivo generado a partir de un directorio maestro proporcionado por el sistema de información del Ministerio de Educación.

Quinta identificación: El Ministerio de Educación asignó un número interno a cada establecimiento – sede –jornada con el objeto de permitir hacer seguimiento histórico a la variación del código DANE en el tiempo.

El ICFES es una entidad muy autónoma y sólo hasta inicios de la segunda década, y con base en la organización de los sistemas de información del sector educativo, inició el esfuerzo de construir una base que relacionase los códigos asignados por el propio ICFES con los códigos del DANE que es el que usan el resto de entidades asociadas al sector.

La conclusión de la historia contada es que un tema tan sencillo es muy complejo y que en la implementación de los sistemas de información damos por sentado el elemento social de los sistemas sin prestar la suficiente atención al mismo.