Etapas del ciclo de manejo de la información

Un sistemas de información que se inicia se concentra principalmente en los datos mediante el gerenciamiento las fuentes de información, es decir, asignando la responsabilidad de la calidad de los datos al encargado de generarlos. Esta gerencia debe considerar dos aspectos:

Requerimientos. Para que se produzcan datos de buena calidad, hay que tener como insumos buenos requerimientos: qué información, bajo cuales estándares y con qué niveles de calidad se necesitan.

Realimentación. Toda recepción de datos debe devolver una comunicación a la fuente con el objeto de mantener dinámico el sistema y permitir a la fuente la mejora o modificación de lo remitido. Se deben implementar canales efectivos de comunicación para proveerla.

La gerencia a las fuentes de información tiene varias aproximaciones posibles en la que se debe seleccionar la combinación adecuada al tipo de relación que se tenga con los responsables de ellas y el impacto de cada uno:

Proactiva: Se definen y comunican los requerimientos de calidad de los datos. Se establece la línea de base para la medición. Se acuerdan en conjunto las metas. La fuente busca la mejoría y se mide a intervalos regulares.

Incentivos: Los logros más altos alcanzados se convierten en estándares y se aplican incentivos y/o multas respecto a ello.

Asociación: Se establece una relación de largo plazo. Junto a la fuente se invierte tiempo en la mejoría.

La culminación de la primera etapa, concentrada en la calidad de los datos, se produce cuando se automatizan los procesos de recolección, trasmisión, recepción y validación de los datos, evitando de este modo el error humano y permitiendo crear bitácoras de seguimiento y control.

Una segunda etapa se enfoca en la información mediante el gerenciamiento de las necesidades de los clientes, en la cual el principio rector es que los datos son de calidad sólo si quien los usa así lo considera. Como consecuencia, cuando el sistema entra a una etapa productiva empieza a ser más importante el análisis y uso de la información.

La etapa de madurez está asociada al conocimiento por ende se enfoca en el gerenciamiento del conocimiento, al aprendizaje y la comparación con información de referencia. Es una etapa en que los actores del sistema sofistican continuamente las preguntas que le realizan al sistema, exigiendo cada vez mayor nivel de detalle. Las discusiones entre los diferentes actores ya no son relativas a la calidad de la información sino a la interpretación que se le debe dar a la misma respecto a sus necesidades.

En la etapa de madurez el esfuerzo adicional es pequeño frente a los beneficios percibidos.