Los sistemas de información en el sector educativo

En estos días acabo de escribir una guía de las políticas y lineamientos de los sistemas de información del sector educativo colombiano lo cual me dio la oportunidad de entrevistar funcionarios de diferentes áreas del Ministerio de Educación con el objeto de reconstruir una historia de la conformación de los actuales sistemas de información.

Luego de tal ejercicio llega el momento de recapacitar acerca de lo aprendido. Metodológicamente tomé tres caminos:

a. Revisé la problemática de los sistemas de información del sector en los años noventa y lo contrasté con los sistemas en funcionamiento a la fecha.
b. Revisé recomendaciones que brinda un reconocido consultor en tecnología, basado en su experiencia en grandes empresas multinacionales y las contrasté con lo realizado por el Ministerio de Educación en este decenio.
c. Revisé los paradigmas usuales de las organizaciones que enfrentan con tecnología sus problemáticas y lo contrasté con los métodos utilizados por la institución gubernamental.

El resultado es que se han resuelto las problemáticas del decenio pasado y lo planteado por el Ministerio de Educación está acorde con varias de las recomendaciones brindadas, planteando unos avances muy significativos. Pero también subsisten los paradigmas organizacionales que llevan a preconizar que estos sistemas de información terminarán a la deriva si no se implementan correctivos.

Aquellos que se interesan por los sistemas de información, así sean lejanos al sector educativo encontrarán interesante los resultados.

En esta ocasión publico la primera parte:

Problemática de los sistemas de información del sector educativo en los años noventa.

En el año de 1993 se reunieron en Bogotá representantes del Ministerio de Educación Nacional (MEN), el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) y el Departamento Nacional de Planeación (DNP) que laboraban en la recolección, análisis y divulgación de la información del sector educativo colombiano en un seminario – taller sobre los Sistemas de Información Regionales en el tema de educación y salud.

Las conclusiones y recomendaciones del seminario fueron las siguientes:

1. Los sistemas de información de la época eran el resultado de un conjunto de acciones coyunturales que habían desbordado los planes de informática del sector para poder atender las demandas de informes de una administración centralista y desarticulada por cuanto diferentes dependencias del gobierno central solicitaban la misma información pero bajo encuestas y formularios diferentes, lo que obligaba a utilizar dichos instrumentos para ser aplicados en los niveles inferiores sin un grado de concertación respecto a las necesidades de información de cada oficina. Como resultado aumentaban las labores del personal administrativo y la calidad de los resultados no era óptima.

2. Como resultado de la desarticulación y descoordinación interinstitucional, se presentaba una proliferación de Sistemas de Información en cada uno de los niveles territoriales, ya que cada uno demandaba información del mismo nivel operativo, pero a través de diferentes flujos, lo que aumenta las labores de administración.

3. La producción de información presentaba ineficiencia e ineficacia en cuanto que los datos eran fragmentados, de bajo nivel de calidad y la pertinencia de los mismos era discutida. El almacenamiento de archivos y de datos era gigantesco y los procesos eran muy complicados en la medida en que se combinaban métodos artesanales y automáticos y diferentes flujos. Las estadísticas y datos del sector se encontraban retrasadas por lo menos 2 ó 3 años.

4. La ausencia de planes de capacitación y de una política para generar una cultura informática, que permitiera asimilar la nueva tecnología por una parte, conducía a que ésta se usara a unos niveles muy bajos con relación a su capacidad y, por otra parte, se menospreciara el valor y uso de la información. La falta de articulación con unas políticas de personal sobre remuneración y motivación, hacía que la poca inversión en el recurso humano se perdiera en la medida que una vez capacitado era aprovechado por el sector privado.

5. La inexistencia de planes y estándares de adquisición de equipos por parte de las entidades, traía como consecuencia la presencia de múltiples marcas y características diferentes que complicaban su uso, por cuanto requería capacitación específica para cada equipo y además aumentaba los costos para el mantenimiento y suministro, ya que no se aplican economías de escala. Pronosticaban que el nivel de intercambio de información estaría precedido por un proceso de conversión de archivos implicando un esfuerzo adicional de tiempo, recursos de computadora y de personal.

6. Ausencia de coordinación entre las políticas de modernización administrativa y los planes de sistemas de las entidades, lo cual conllevaba a adquirir nueva tecnología sin adelantar acciones para su adopción y asimilación, trayendo como consecuencia una repetición de funciones y aumento de procedimientos, en lugar de simplificar y reducir las labores con el empleo de las TIC.

Las respuestas dadas a estas problemáticas se encuentra aquí