Como respuesta a cada problemática expuesta en una entrada anterior, escribo las soluciones correspondientes observadas en el sector educativo en la primera década del siglo XXI, si bien no describo de qué manera se llegó a cada una:
Respuesta a la problemática 1 y 2.
Se implementó un lineamiento de unicidad de las fuentes de información con el objeto de lograr calidad en los datos y obtener como resultado buena reputación a partir de procesos sistemáticos de generación de datos coherentes entre sí. La política de unicidad de la fuente genera consistencia no sólo en cada conjunto de datos, sino que permite resultados coherentes al realizar cruces de información entre varios tipos de datos. La política de unicidad de la fuente sirve además para que los diferentes grupos de interés apoyen la gestión de la calidad de los datos y la información. Y finalmente, la política de unicidad en las fuentes obliga a que todas las oficinas gubernamentales consulten dichas fuentes únicas e impide la generación de flujos de información o sistemas de información paralelos.
Hacia el año 2003 se inició un proceso de gerenciamiento de las fuentes de información, es decir, se asignó la responsabilidad de la calidad de los datos al encargado de generarlos. Su enfoque estuvo en la estandarización de los conceptos, los medios de recolección y el control del proceso. Para ello mediante una resolución ministerial apoyada en una ley de 1998 estableció claramente la información solicitada, las fechas de corte en que se debía entregar, los responsables, el flujo de información y la forma de verificar la calidad de los datos. En anexos se describieron las variables, el nombre técnico de cada una, su longitud, tipo y explicación.
Inicialmente se recibía en el Ministerio de Educación la información por departamento vía correo electrónico en donde un validador automatizado verificaba la consistencia de la información y se realimentaba a la secretaría sobre el resultado. Para el año 2004 se refinó el proceso: la comunicación se realizaba por secretaría certificada y no por departamento y como cambio más importante se hizo obligatorio el reporte de información registro por registro, no en agregados con el objeto de poder construir consolidados de manera automática. Esto último fue un cambio de paradigma de la mayor importancia: pasar el nivel nacional de unos sistemas de información orientados a la toma de decisiones basada principalmente en agregados y en estadística hacia unos sistemas de apoyo a la gestión y la administración.
Para el año 2005 el validador automatizado del SINEB estaba disponible para los emisores de la información, es decir, cada secretaría de educación certificada para administrar los establecimientos educativos bajo su jurisdicción geográfica tenía acceso a dicho módulo con lo cual se ayudaba a la refrendación de la calidad de la información por parte de los secretarios de educación y a la realimentación en general.
Para el año 2006 la gerencia de las fuentes de información reportó unos excelentes niveles en la calidad de la información.
Respuesta a la problemática 3:
La implementación del sistema de información bajo el nuevo esquema conllevó un proceso de negociación con las entidades territoriales que presentaban para aquel entonces un nivel de desarrollo tecnológico muy diverso, desde aquellas que aún realizaban todos los procesos por medio de documentos consignados en papel hasta aquellos que ya tenían sistematizados algunos procesos. El diagnóstico que al respecto se elaboró en el año 2004 mostró a 32 de 35 secretarías en un nivel de desarrollo de sistemas de información “bajo” y a las tres restantes en un nivel ”medio”. La negociación consistió en permitir la remisión de información de cada entidad territorial a partir del estado de sistematización en el que se encontraban, bajo un estándar mínimo dado por formatos elaborados en hoja electrónica. A cambio se ofreció la provisión de aplicaciones para el apoyo de las actividades de administración más urgentes por su valor estratégico y volumen de transacciones: el sistema de recursos humanos y el sistema de gestión del proceso de matrícula, por medio de un proyecto de modernización de las secretarías de educación consignado dentro de la estrategia de mejoramiento de la eficiencia del sector educativo. Se trató de una política de empoderamiento a las entidades territoriales para que profundizaran de una manera más ordenada y sistemática el papel que las leyes descentralizadoras de 1994 y de 2001 les habían asignado. Se logró una asociación en que la nación obtenía mayor detalle de información y a su vez brindaba apoyo en la implementación de sistemas de información que atendieran las necesidades del nivel territorial.
La oficina de tecnología organizó un esquema de proveedores de servicios de aplicaciones (ASP) por parte de empresas que alquilan aplicaciones informáticas a sus clientes a través de Internet, y lo realizó mediante contratos que globalizan a las ochenta entidades territoriales que administran el servicio educativo. La economía de escala subyacente permite el empoderamiento institucional de los servicios de información y comunicaciones de alta tecnología a un precio de mantenimiento accesible aún para las secretarías de educación más pequeñas. Un centro de datos proporciona todos los servicios de última tecnología a las secretarías de educación, organizado de tal modo que la información es de la entidad territorial.
Un usuario debidamente registrado accede a la información a través de Internet por medio de un portal que le valida la clave y en base a ella determina el conjunto de datos a los que tiene acceso. Como toda interacción con Internet, al usuario le es indistinto qué ocurre y dónde está la información, si bien por detrás ocurren complejos procesos de seguridad, de mantenimiento en servicio de la aplicación con altos estándares de disponibilidad, de respaldo de la información para que no se pierdan los datos ante cualquier imprevisto de cualquier índole y de comunicaciones en un ancho de banda adecuado.
Para el año 2002 se había contratado una propuesta de mejoramiento de la calidad de la información y del sistema de información del sector educativo la cual definió los flujos de información de las diferentes categorías de información del sector y que sirvió de base para la organización del sistema en los subsiguientes años.
Por otra parte se siguió un principio rector enfocado en que la oportunidad de la información que debía ir reduciendo el rezago entre el momento de la generación del evento que produce nueva información y el momento en que esta puede ser expuesta a los administradores y tomadores de decisión. Avanzar en la oportunidad de la información se logró por medio de los desarrollos tecnológicos de los sistemas bajo modelos transaccionales y el acceso en línea vía Internet. Por medio de un programa financiado por el Ministerio de Comunicaciones desde el año 1999 se ha expandido la infraestructura de acceso a Internet para más de 13,000 establecimientos educativos de todo el país.
Respuesta a la problemática 4 y 5:
En el proceso de modernización de las secretarías de educación se denotó que empoderar a las entidades territoriales tenía altos niveles de exigencia en cuanto a la disponibilidad de infraestructura: computadores de buena capacidad, ancho de banda suficiente, redes de comunicaciones activas, aplicaciones sin problemas, capacidad suficiente de disco duro, realización de copias de respaldo de la información, buen rendimiento de los manejadores de bases de datos, mantenimiento y actualización de los módulos sin interrupción de las actividades diarias, entre otras consideraciones. Se trata de exigencias básicas para la provisión del servicio, costosas para la mayoría de las entidades territoriales en cuanto a recursos financieros y capacitación del recurso humano. Se trata de tecnología de punta e ingeniería muy especializada.
Debido a la constante evolución de la tecnología, hay una desactualización rápida del conocimiento, lo que obligó a institucionalizar los temas especializados mediante la tercerización. De este modo las entidades se perfilan como expertos en gerencia de proyectos, consultoría e integración de temas y los proveedores son los que proveen la tecnología de punta y el recurso humano ingenieril especializado.
Hacia el año 2006 se había superado el enfoque en los datos. En un proceso propio de las organizaciones, y una vez ganada la aceptación de la unicidad de la fuente y la calidad en los datos, los propios actores del sistema empiezaron a utilizar de manera creativa el mismo. La oficina de planeación socializó matrices de evolución de la matrícula por grado de la educación básica a partir de la información del sistema de información nacional de la educación básica con el objeto de proyectar las necesidades de infraestructura y docentes de secundaria en los próximos años. También se elaboró el Plan Sectorial 2006 – 2010 con base en la información del sistema.
Un contrato de consultoría que tenía por objeto medir los resultados intermedios o efectos que habían generado las intervenciones de un ambicioso programa gubernamental del sector educativo mostró, entre otros, los resultados del componente información para la gestión y la calidad educativa, el cual buscaba promover y facilitar la existencia de información oportuna y de calidad para la toma de decisiones y para la participación ciudadana. La encuesta se realizó en un trabajo al interior del Ministerio de Educación, así como en 23 secretarías de educación certificadas y en 65 instituciones educativas, de las cuales 50 fueron beneficiarias directas de las acciones del programa. Proporcionaba la opción de calificar los sistemas de información en una escala cualitativa que proporcionaba cinco posibles estados de desarrollo: 1- Inexistente, 2- Incipiente, 3- En desarrollo, 4- Bueno y 5- Sobresaliente. Para efectos de análisis, el resultado se transformó a un valor numérico equivalente que permitía calcular valores promedio. La evaluación de la categoría sistemas de información comprendió un conjunto de indicadores cuyo promedio pasó de 1,7 a 3,7. El informe atribuye dicho progreso principalmente por el uso y apropiación de los sistemas y por el mejoramiento de la plataforma tecnológica y las condiciones de conectividad en los niveles central y territorial.
Respuesta a la problemática 6.
La política de mejoramiento de la eficiencia del sector educativo planteó una modernización institucional del Ministerio de Educación la cual se basó en cuatro pilares: Reingeniería de procesos, Gente y cultura, Adecuación de la infraestructura física y Sistemas de información. También contempló la modernización de las secretarías de educación de departamentos, distritos y municipios certificados y el apoyo a la gestión de las Instituciones de Educación Superior a través de la definición de planes de mejoramiento, la asistencia para la implementación de un sistema de información de gestión académica y administrativa y apoyo a la gestión institucional de las instancias rectoras de la educación superior.
La modernización mediante la racionalización de los procesos, los recursos humanos orientados hacia la gestión del cambio y la atención al ciudadano, la adecuación de los espacios y la provisión de equipos de cómputo y aplicaciones mostraron que más allá de lo instrumental, la tecnología se evidenciaba como facilitadora de la transformación institucional. Durante la implantación de las recomendaciones de la reingeniería, la tecnología se volvió fundamental y crítica para la sostenibilidad de los cambios. La provisión de servicios al cliente interno y al ciudadano bajo el esquema de un sistema integrado de gestión fluye hacia la concreción cuando se cuenta con sistemas de información funcionales que permiten consolidar el cambio de manera exitosa.
Hacia el año 2006 se inició la certificación en la norma ISO 9001:2000 como culminación y consolidación del proceso de modernización y la certificación en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, que la ley 872 de 2003 y el Decreto 4110 de 2004 hacían obligatoria para todas las entidades públicas. Se obtuvieron ambas certificaciones.
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