El fracaso en los proyectos

El día de hoy revisé la siguiente lista de chequeo para evitar causas usuales de fracaso en los proyectos. Está basada en un listado según la Office of Government Commerce (OGC), oficina adscrita al Ministerio del Tesoro del Reino Unido, la cual trabaja con las oficinas del gobierno central y otras entidades del sector público para asegurar la obtención de los beneficios buscados mediante proyectos entregados a tiempo, bajo el presupuesto y la calidad especificada y en general para proporcionar guías de las mejores prácticas para la administración pública.

Me parece interesante porque deja explícito el tema de los aspectos sociales de los proyectos en los numerales 2, 3, 4 , 7 y 8.


Lista de chequeo para evitar causas usuales de fracaso en los proyectos:

Si algunas de las respuestas a las siguientes preguntas son insatisfactorias, no continúe con el proyecto en tanto no sea ajustado en la forma adecuada para que la satisfacción sea lograda.

1. Falta de claridad en la relación entre el proyecto y las prioridades estratégicas de la organización, incluidos los indicadores de éxito del proyecto.

• a. ¿Sabemos cómo se compara y alinea la prioridad de este proyecto con otras actividades?
  
• b. ¿Se han definido los factores clave de éxito (FCE) del proyecto?
  
• c. Dichos FCE, ¿se han acordado entre las partes?
  
• d. ¿Tenemos claro el plan del proyecto en toda su extensión y los cambios que implica e indica el camino para obtener los beneficios buscados?
  
• e. ¿Esta cimentado en tiempos realistas y tiene en cuenta los plazos establecidos y muestra las dependencias de las rutas críticas tal que las demoras puedan ser manejadas?
  
• f. ¿Están siendo aplicadas las lecciones dadas por proyectos anteriores?
  
• g. ¿Ha sido realizado un análisis de los efectos que tendría un desliz en
  tiempo, costos, alcance o calidad? En el evento de un problema o conflicto, uno de ellos deberá ser sacrificado.
  

2. Falta de gerencia experimentada y liderazgo y apropiación institucional.

• a. El equipo a cargo, ¿tiene una visión clara de la interdependencia con otros proyectos, beneficios buscados y los criterios con que se juzgará el éxito del proyecto?
  
• b. Si el proyecto atraviesa las fronteras organizacionales, ¿hay acuerdos institucionales claros para asegurar una alineación sostenible de los objetivos organizacionales de todas las entidades involucradas?
  
• c. ¿Están revisadas todas las implicaciones de todo lo anunciado y comprometido?
  
• d. ¿Están las decisiones tomadas tempranamente, de manera decidida y comprometidas en orden a obtener una entrega exitosa?
  
• e. ¿Tiene el proyecto las autorizaciones necesarias para proceder y las delegaciones de decisión claras?
  
• f. ¿Tiene el director responsable del proyecto la habilidad, responsabilidad y autoridad suficientes para procurar los cambios y beneficios buscados?
  
• g. ¿Tiene el director responsable del proyecto un apropiado record de proyectos entregados?

3. Falta de compromisos efectivos con los interesados.

• a. ¿Hemos identificado todas las partes interesadas?
  
• b. En caso positivo, ¿hemos identificado la racionalidad de dichos intereses?
  
• c. ¿Nos hemos asegurado de unos términos de referencia acordes con los requerimientos de las partes interesadas?
  
• d. El caso de negocio ha tenido en cuenta la visión de todas las partes interesadas, incluidos los usuarios?
  
• e. ¿Hemos previsto cómo incentivar a las partes interesadas para que se monten al bús o en cuanto a manejar su previsible resistencia al cambio?
  
• f. ¿Se ha tenido suficientemente en cuenta la cultura organizacional subyacente?
  
• g. Adicionalmente, ¿hay mecanismos claros de rendición de cuentas y la forma de dirimir conflictos?

4. Falta de habilidades y de una metodología probada de administración de proyectos y administración del riesgo.

• a. ¿Se cuenta con un equipo suficientemente experimentado con roles y responsabilidades claras?
  
• b. Los mayores riesgos identificados, ¿han sido conversados y sopesados por el responsable de la entidad y el director responsable del proyecto y su equipo de coordinadores?
  
• c. ¿Se cuenta con el suficiente recurso financiero, humano, tecnológico y demás previsto?
  
• f. La estimación, monitoreo y control ¿tienen metodologías adecuadas?
  
• g. ¿Tenemos maneras efectivas de medir los resultados del proyecto?
  
• h. Los acuerdos, ¿son suficientemente robustos como para que las malas noticias lleguen a los directivos sin ser filtradas en el camino?
  
• i. Si se hace uso de consultores externos, ¿tienen el suficiente compromiso y hay mecanismos para asegurarse de que cumplan?
  
• j. ¿Hemos hecho supuestos acordes con las prácticas vigentes?

5. Poca atención a los aplazamientos en el desarrollo y a la implementación en pasos manejables.

• a. ¿Ha sido probada la metodología propuesta en cosas como que no produzca cambios radicales en la tecnología de información requerida?
  
• b. ¿Hemos hecho lo mejor posible para planear los tiempos empleando una estimación de pequeñas actividades de tal modo que no haya sorpresas durante el desarrollo del proyecto?
  
• c. ¿Hemos planeado entregas parciales cada cierto tiempo de tal modo que ayuden a controlar el tiempo total de desarrollo del proyecto?
  
• d. ¿Hemos planeado puntos de chequeo para determinar en el camino si las circunstancias del entorno hacen inviable lograr los objetivos o beneficios buscados en la medida que se esperaba?
  
• e. ¿hay un plan de continuidad del proyecto en el evento de que haya demoras por alguna circunstancia?

6. La evaluación de las propuestas se basan más en el precio que en los beneficios obtenidos.

• a. ¿El proyecto se evaluó teniendo en cuenta los costos de desarrollo, implementación y mantenimiento?
  
• b. La metodología de evaluación, ¿tiene un adecuado balance entre la búsqueda de la economía y la búsqueda de calidad y mitigación del riesgo?
  
• c. La metodología de evaluación, ¿tiene en cuenta las necesidades de la entidad?

7. Falta de contacto y comprensión del entorno por parte de las directivas de la institución.

• a. ¿Hemos verificado que personas del sector estaría de acuerdo y aceptan la metodología propuesta?
  
• b. ¿Hemos verificado con los proveedores si nuestros supuestos son válidos frente a lo que ellos ofrecen?
  
• c. ¿Hemos verificado si el proyecto genera el nivel de interés adecuado?
  
• d. Las directivas, ¿están suficientemente comprometidas para asumir los riesgos asociados?
  
• e. Entendemos la dinámica del negocio de tal modo que las presiones externas no comprometan los requerimientos del proyecto?

8. Falta de una adecuada integración del equipo que hace parte del proyecto.

• a. ¿Han sido planeadas las medidas necesarias para obtener una integración del equipo?
  
• b. ¿Se ha consultado con los miembros del equipo los productos y entregables del proyecto?
  
• c. ¿Se han socializado los riesgos?
  
• d. ¿Se han establecido mecanismos que incentiven la cooperación en la obtención de eficiencia?